¿Quienes gestionan datos personales?

En el tratamiento de datos de carácter personal (en la gestión de la BBDD) cabe distinguir distintos sujetos que intervienen o no según sea el caso, modificándose sus obligaciones legales:

Responsable del fichero: Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento. Es por definición el principal obligado por la Ley ya que es quien crea la BBDD. Caso típico del empresario  o profesional que agrupa  datos de sus clientes para tareas de marketing o facturación que el mismo ejecuta. 

Muchas veces sucede que el titular del fichero (BBDD) delega en otro el tratamiento de los datos que esta contiene. Surge así el concepto de Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Supuesto no poco frecuente en los que por cualidades técnicas, organizativas, de producción o de otra índole, la gestión de la BBDD la realiza una persona distinta del “dueño” de la misma. Tal es el caso ya citado de la empresa o comunidad de propietarios que delegan la confección de nominas o recibos a asesorías o gestorías. Como así también, siguiendo el caso expuesto mas arriba, cuando el empresario entrega una lista de sus clientes –con todos sus datos- a una empresa para que se ocupe de una acción de mailing o fidelización telefónica de clientes.  En definitiva se trata de supuestos de desdoblamiento de la gestión de la BBDD que requiere cumplir obligaciones legales. En este caso la Ley impone obligaciones concretas a los intervinientes en la llamada Cesión o comunicación de datos para garantizar la preservación de la integridad de los mismos.

El tercero y último el Afectado o Interesado: Persona física titular de los datos que son objeto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos.

Asimismo, existe un concepto residual a esta relación: el Tercero que accede a los datos del interesado. Cuya intervención es vital tener en cuenta en una adecuada política de privacidad para evitar incumplir la norma de referencia.  Tercero es tanto quien trata los datos por cuenta del titular de la BBDD como cualquiera que tiene acceso a ellos por cualquier causa.

La práctica diaria ha consolidado los acuerdos de Cesión de Datos y de Acceso como instrumentos idóneos para una adecuada gestión del riesgo que supone para el titular el acceso a datos de personas físicas agrupados en su BBDD.